特定技能の定期届出（年に1回）

1. だれが出すのか

出すのは、特定技能の外国人を雇っている会社（特定技能所属機関）です。個人事業主の場合は事業主が出します。

• 法人は、本店・本社がまとめて1部を出します。
• 登録支援機関は、定期届出を出すことができません。支援を登録支援機関に委託していても、出すのは会社です。
• 支援をすべて登録支援機関に委託している場合は、別紙1の「支援の実施状況」の欄を登録支援機関が書いて署名します。複数の登録支援機関に全部委託している場合と、全部委託している会社が電子届出で出す場合は、別紙2（署名欄）を出します。

なお、役所に出す書類を、報酬を受けて会社に代わって作ることができるのは、行政書士などに限られています（行政書士法第19条）。

2. いつ出すのか

対象期間の中で1日でも特定技能の外国人と雇用契約があった会社は、出す必要があります。実際に働いた日がなくても必要です。退職した方・一時帰国した方も含みます。

入管庁の例：2026年5月1日から2027年2月1日まで受け入れた場合、2027年4月1日から5月31日までに出します。

3. どうやって出すのか

• 電子届出システム（入管庁はこちらでの提出への協力を呼びかけています）。利用者登録のとき、「特定技能所属機関」にチェックを入れておく必要があります。チェックがないと、定期届出のときにログインできません。
• 持参か郵送（会社の住所を管轄する地方出入国在留管理局へ。熊本県は福岡出入国在留管理局の管轄です）

4. 出す書類

すべての会社が出すもの

電子届出システムで出すときは、届出書（参考様式第3-6号）は画面で入力するので添付は要りません。

「一定の基準」を満たさない会社が、あわせて出すもの（主なもの）

• 基準適合性に関する誓約書（参考様式第5-17号）、特定技能所属機関概要書（参考様式第1-11-1号）
• 登記事項証明書（法人）、業務執行に関与する役員の住民票の写し（マイナンバーなし・本籍あり）
• 労働保険料の申告書の控えと領収証書（口座振替結果のハガキ）の写し（直近1年分）
• 社会保険料納入状況回答票、または健康保険・厚生年金保険料の領収証書の写し（届出日の前々月までの12か月分）
• 国税の納税証明書（その3）、法人住民税の納税証明書（直近1年分）

個人事業主の場合は、国民健康保険・国民年金などの書類に変わります。正確な一覧は、入管庁の「提出資料一覧表」でご確認ください（出典の2つ目）。

5. 書類を省略できる「一定の基準」

次の1から3をすべて満たす会社は、上の役所の書類（登記・住民票・納税証明・保険料の書類など）を省略できます。そのかわりに「書類省略に当たっての誓約書」（参考様式第1-29号）などを出します。

1. 過去3年間に、指導勧告書の交付や改善命令処分を受けていない
2. 在留の申請をオンラインで、各種の届出を電子届出で行っている
3. 次の①から⑥のどれかに当たる
   • ① 日本の証券取引所に上場している企業
   • ② 保険業を営む相互会社
   • ③ イノベーション創出企業（高度専門職省令の特別加算の対象企業）
   • ④ 一定の条件を満たす企業等
   • ⑤ 前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表で、源泉徴収税額が1,000万円以上の団体・個人
   • ⑥ 特定技能所属機関として3年間続けて受け入れていて、過去3年間に債務超過になっていない法人

これまで窓口で申請していた会社でも、利用者登録と利用申出を済ませ、これから在留の申請をオンラインで、届出を電子届出で行う場合は、基準を満たすものとして省略してよいとされています。ただし、そのあとオンライン以外の方法で出すと、不利益な扱いを受けることがあります（入管庁Q&A Q13）。

6. よくある誤り（入管庁の「よくある誤り集」から）

• 別紙2（署名欄）の出し忘れ。複数の登録支援機関に全部委託しているときは、すべての登録支援機関の署名が要ります。
• 登録支援機関が出してしまう。定期届出を出せるのは会社だけです。
• 郵送・窓口で出しているのに、書類を省略してしまう。
• 電子届出の利用者登録で「特定技能所属機関」にチェックをしていない。

7. くわしい記事（5本）

1. 対象期間と期限、途中で入社・退職した人の扱いだれの分を、いつまでに出すか2. 届出書と別紙1の書き方（欄ごとに）新しい様式の欄と、まちがいやすいところ3. 給与の集め方と報酬支払証明書どの数字を、どの期間で集めるか4. 書類を省略できる会社かの判定「一定の基準」と、出す書類の違い5. 電子届出で出す手順と、よくある誤り利用者登録から提出まで