電子届出で出す手順と、よくある誤り

1. 流れ

1. 利用者登録（「在留申請オンラインシステム及び電子届出システム」で行います）
2. 利用申出（特定技能の届出をするための申出）
3. 会社のアカウントでログインし、届出書を画面に入力
4. 別紙1などを添付して提出

届出書（参考様式第3-6号）は画面で入力するので、添付はいりません。それ以外の書類を、データで添付します。定期届出は、会社が会社のアカウントで出すものです。登録支援機関が代わりに出すことはできません。

入管庁は、定期届出の概要・利用者登録・入力のしかたの説明動画も公開しています（入管庁の届出のページ）。

2. 利用者登録・利用申出でつまずくところ

• 「特定技能所属機関」にチェックを入れる。機関の種別で、ただの「所属機関」を選ぶのはまちがいです。チェックがないと、定期届出のときにログインできません。直すには、利用者IDの抹消を書面で頼み、登録し直すことになる場合があります。
• 利用者登録のメールに書かれたURLから進めるのは、24時間以内です。利用者の区分は「所属機関等の職員」です。
• 会社の名称と所在地は、登記事項証明書（または国税庁の法人番号公表サイト）のとおりに入れます。
• 利用申出には、会社の名前と届出をする担当者の名前が一緒に書かれた資料（社員証・在職証明書・登記事項証明書など）のPDFを付けます。名刺は使えません。パスワードを付けたPDFも使えません。
• 在留の申請に使う利用申出とは、別の利用者IDになります。

オンラインで登録できない事情があるときは、紙の「電子届出システム利用申出書」を地方出入国在留管理局に出す方法もあります。

3. 入力と添付

• 添付できるファイルは pdf・xls・xlsx・jpeg・jpg・png で、合計20MBまでです。
• 一部の文字は入力できません（例：「髙橋」は「高橋」、「河﨑」は「河崎」と入れます）。
• 登録支援機関に支援を全部委託している場合は、登録支援機関の署名をもらった別紙2をスキャンして添付します。
• 前に出した内容を呼び出して使うことができます（様式が変わったときは、自動で入らないことがあります）。

4. 出したあとに誤りが見つかったら

電子届出で出したあとに誤りが見つかったときや、足りない書類があったときは、本店所在地を管轄する地方出入国在留管理局に、理由書（様式は自由）と直した届出書などを、窓口か郵送で出します（Q&A Q16）。

5. 入管庁の「よくある誤り集」

1. 別紙2（署名欄）の出し忘れ。複数の登録支援機関に全部委託しているときは、全部の登録支援機関の署名が要ります。
2. 登録支援機関が出してしまう。定期届出を出せるのは会社だけです。
3. 郵送・窓口で出すのに、書類を省略してしまう。省略できるのはオンラインのときだけです。
4. 「一定の基準」を満たしていないのに省略してしまう。3つすべてを満たす必要があります（判定のしかた）。
5. 利用者登録で「特定技能所属機関」にチェックしていない。

出す前のチェック（作成要領・一覧表から）

• 名称は、事業所ではなく本社の名称か
• 1号から2号に変わった人を、1号の人数から除いたか
• (1)から(6)は整数、(7)は小数第1位までか
• 1人でも全部委託なら「支援の全部委託あり」か
• 署名は、実際に作った会社の人の自筆か
• 提出期間に間に合っているか（遅れたら理由書）